Berita

Jajaran Pemko Siantar Ikuti Penyuluhan Kearsipan

SIANTAR, FaseBerita.ID – Sebanyak 130 peserta mengikuti sosialisasi Penyuluhan Kearsipan di lingkungan instansi pemerintah/swasta. Kegiatan tersebut dilaksanakan Pemerintah Kota Pematangsiantar melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, di ruang Serbaguna kantor Badan Perencanaan, Penelitian, dan Pembangunan (Bappeda), Senin (14/10/2019).

Walikota Pematangsiantar H Hefriansyah, dalam sambutannya mengatakan, sesuai dengan amanat Undang-undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.

“Sebagaimana kita ketahui, urusan kearsipan merupakan salah satu urusan wajib dalam penyelenggaraan pemerintahan. Sebagai urusan wajib, tentunya setiap aparatur, maupun lembaga pemerintah/swasta lainnya yang menyelenggarakan urusan pemerintahan wajib melaksanakan urusan kearsipan. Oleh sebab itu, mau tidak mau kita setiap hari membuat dan menghasilkan administrasi persuratan, dan wajib memahami bagaimana pengelolaan sebuah arsip yang benar,” terangnya.

Berdasarkan kondisi sekarang ini, lanjutnya, arsip masih dianggap sebagai sesuatu yang kurang penting, kurang diminati, dan bahkan banyak yang tidak peduli. Padahal arsip merupakan simpul pemersatu bangsa, roh sebuah organisasi, dan bukti autentik dari sebuah rekaman kegiatan yang tidak terbantahkan.

Masih kata Hefriansyah, Pemerintah Kota Pematangsiantar telah mempunyai komitmen yang kuat dalam upaya penyelenggaraan urusan kearsipan. Mulai dari telah dilaksanakannya sosialisasi kearsipan, bimbingan teknis kearsipan, hingga penerbitan Peraturan Walikota Pematangsiantar Nomor 37 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Pematangsiantar.

“Oleh sebab itu, seluruh organisasi perangkat daerah, bagian, dan kelurahan diimbau dan ditegaskan agar kelola-lah arsip dengan baik, tertib, dan benar, dengan cara membentuk central file (arsip aktif) dan record centre (arsip in aktif),” terangnya.

Sosialisasi tersebut lebih menekankan, materi penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

“Seperti yang kita ketahui, selama organisasi menjalankan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Dengan demikian setiap saat arsip akan meningkat jumlahnya, dan peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan problem jika tidak diimbangi dengan kebijakan pengurangan arsip,” sebutnya.

Karenanya, perlu dilakukan penyusutan berdasarkan JRA. JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan, yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Sebelumnya, dalam laporannya Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Pematangsiantar Dra Neslianita Sinaga menjelaskan maksud dan tujuan kegiatan ini yakni untuk meningkatkan kemampuan aparatur pemerintah dalam pengelolaan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Juga memberikan penjelasan tentang perlunya jabatan fungsional pengelola kearsipan (arsiparis) dan pelestarian arsip untuk diwariskan kepada generasi mendatang.

Sosialisasi atau penyuluhan kearsipan ini dilaksanakan selama dua hari, Senin (14/10/2019) dan Selasa (15/10/2019). Sosialisasi diikuti 130 peserta, yakni para Kasubbag Umum dan Kepegawaian dari masing-masing OPD, serta pengelola kearsipan dari setiap bagian dan kelurahan.

Hadir narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Majuni Susi S Sos selaku Kasubdit Kearsipan Daerah II A Arsip Nasional RI dengan paparan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sutiasni dengan paparan teknis penyusunan JRA. (rel/esa)



Unefa

Pascasarjana
Tags
Back to top button

Adblock Detected

Please consider supporting us by disabling your ad blocker